Ein großartiger Teil der Arbeit in der Games Branche und generell bei kreativen Projekten ist natürlich das gemeinsame Erarbeiten von Ideen und der kreative Austausch. Aber wir alle waren wohl schon in ein zwei Projekten, wo das ganze (kreative) meeten ein klein wenig aus dem Ruder gelaufen ist. Und wo man sich vielleicht auch mehr als einmal fragte: Was mache ich hier eigentlich? Oder: Hätte das nicht auch bitte einfach eine Email sein können? Nur für was sollte man ein Meeting einberufen und wo spart man lieber allen die Zeit? Grund genug mal zu überlegen, wie man vielleicht auf das ein oder andere Meeting verzichten könnte.
Warum sollte man überhaupt zu viele Meetings vermeiden?
Meetings sind teuer
Ganz einfach: Weil sie einfach einen Haufen Leute für ein oder auch zwei Stunden binden, die in dieser Zeit nicht anderweitig produktiv arbeiten können. Sitzen also 5 Leute 2h in einem Meeting fest, sind das mal eben summa summarum 10 Arbeitsstunden, die für das reguläre produktive Arbeiten wegfallen. Hat man in der Woche drei oder 4 solcher Meetings im Team, sind das schon 30 – 40 Arbeitsstunden. Werden das dann wie nicht selten noch mal mehr Meetings oder Meetings mit mehr Leuten, eskaliert das ganze dann schnell und man verliert auf die ganze Produktion und den Monat gerechnet richtig viel Arbeitskraft durch zu viele Meetings, in denen nicht gemalt, animiert, komponiert, geriggt, gecoded oder game designed werden kann. Und das nervt nicht nur. Das kostet auch richtig Kohle.
Unproduktive Meetings sind doof
Wenn man mal ganz ehrlich ist, sind doch immer mal wieder in einigen Produktionen nicht alle Meetings total produktiv. Oftmals gehen Diskussionen so hin und her, ohne dass sich wirklich an eine Agenda oder Zielsetzung gehalten wird. – sofern beides überhaupt besteht. Und es ist auch oft fraglich, ob wirklich jeder Anwesende zwingend hätte teilnehmen müssen, da ja in der Regel doch eher weniger Leute die meiste Kommunikation erledigen, während der Rest eher passiv teilnimmt. Und da Inhalte im Meeting noch diskutiert werden, hält sich die Informationsdichte für diese dann oft auch in Grenzen und eine prägnant geschriebene Email für die sich eine (!) Person Zeit nimmt und die der Rest dann in wenigen Minuten liest, wäre doch oft die bessere Lösung.
Meetings unterbrechen den Arbeitsfluss
In der Gamesbranche gibt es jede Menge Jobs, bei denen sich die jeweiligen Fachkräfte wirklich konzentrieren und in ihre Arbeit vertiefen müssen. Sei es der Dev, der sich die Architektur seines Codes vor Augen führen muss, um daran weiter zu bauen. Oder sei es der Game Designer, der sich in der umfassenden Welt oder Architektur seines Spiels bewegt. Da braucht man einfach ein paar Minütchen um voll auf Betriebstemperatur zu kommen. Und diesen Flow unterbricht ein Meeting einfach. Das heißt, es bindet die Leute nicht nur während des Meetings, sondern stört auch den Arbeitsprozess davor und danach noch in gewissem Umfang.
Wie kommt es zu unnötigen Meetings?
Zunächst muss man natürlich ganz klar sagen: Es gibt solche und solche Meetings. Habe ich mit einem reinen Remote Team jeden Montag ein einstündiges Weekly, wo das Team prägnant gemeinsam bespricht, was die vorige Woche gelaufen ist und was die kommende Woche laufen soll, dann macht das Sinn und dann braucht man das Meeting nicht in Frage zu stellen. Und es gibt auch großartige kreative Meetings, wo im Team Lösungen erarbeitet werden, die über die Einzelleistungen der Beteiligten hinaus gehen. So im Sinne, das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Aber es gibt eben auch die …anderen Meetings.
Das sind in der Regel Meetings in denen im Team Lösungen für mehr oder weniger konkrete Herausforderungen erarbeitet werden sollen. Meetings wo halt mal ein Thema angesetzt wird. Und hier kommt es meines Erachtens mit Abstand am Häufigsten zu „unnötigen“ Meetings. Nämlich wenn Rollen im Team und die entsprechenden Verantwortlichkeiten nicht hinreichend definiert sind.
Denn dann werden Meetings für Fragen angesetzt, die eigentlich schlicht eine Fachkraft entscheiden sollte.
Denn bei ganz vielen Fragen und Problemstellungen braucht es eigentlich weniger eine interdisziplinäre Gruppe von Leuten, die ergebnisoffen und gleichberechtigt diese diskutieren. Sondern es braucht eher die eine Fachkraft, die aufgrund von ihrer Ausbildung und Erfahrung und nicht zuletzt auch weil sie eben diese Rolle im Team hat, eine kompetente Lösung erarbeitet. Beispiel? Gerne:
Beispiel: Das Aussehen des Helden
Möglichkeit A: Entwicklung des Konzepts im Meeting
Wenn der Look des Haupt Characters des Spiels bestimmt werden soll, ist das natürlich eine große Sache zu der vermutlich jeder im Team eine Meinung hat. Ein sehr realistischer Ablauf, wenn diese Frage im Raum steht, ist nun folgender: Der oder die Producer/in nimmt wahr, dass zu dem Thema alle eine Meinung haben und beraumt mit allen ein Meeting an. Eingeladen sind: der Game Designer, die Art Directorin, das Marketing, die Geschäftsführung, der Artist, die Animatorin, der Rigger, der Game Writer und natürlich die Producerin selbst. Weil alle müssen ja mit dem Character irgendwie arbeiten oder haben sonst wie ein berechtigtes Interesse daran, wie er aussehen soll. Soweit erstmal verständlich.
Jetzt sind zwei denkbare Szenarien möglich.
Pest oder Cholera
Im „besten“ Fall erarbeitet die interdisziplinäre Gruppe eine Liste an Eigenschaften, die der Character haben soll, bei der möglichst viele Ideen des Teams Berücksichtigung finden. „Bester Fall“ ist aus künstlerischer Hinsicht da allerdings relativ, denn so eine Liste ist natürlich immer nur ein Stückelwerk aus vielen verschiedenen Ideen und Visionen oder aber oft der kleinste gemeinsame Nenner, auf den sich die Gruppe irgendwie einigen konnte, ohne dass jemand major pissed ist. Von einer qualitativ hochwertigen, kohärenten und inspirierten Vision kann da in der Regel nicht die Rede sein. Aber man hat zumindest ein Ergebnis des Meetings.
Im „schlechteren“ Fall diskutieren nun alle ein oder zwei oder sogar drei Stunden vielleicht auch teils erbittert rum und gehen auseinander ohne eine Lösung. Aber dafür sind sich jetzt nach dem Meeting nun viele der Teilnehmer absolut im Klaren darüber, was sie nun eigentlich gerne als Hauptcharacter des Spiels hätten. Das heißt, ich habe nicht nur nach vielen investierten Arbeitsstunden meines Teams keine Lösung. Sondern ich habe auch noch mit Ansage einen Haufen enttäuschter Teammitglieder, weil natürlich nicht all diese unterschiedlichen Visionen umgesetzt werden können, die sie sich nun jeweils in den Kopf gesetzt haben.
Möglichkeit B: Die Entwicklung des Konzepts ohne Meeting
Das ganze kann – und sollte auch meiner Meinung nach – tatsächlich aber anders laufen: Der oder die Art oder Creative Director/in zieht aus allen Departments, die zu dem Look des Heldens aufgrund ihrer professionellen Funktion (!) begründete Anforderungen haben, diese zusammen und schreibt basierend darauf und auf der Vision des Spiels eine Art Description, die festhält, was der Look des Heldens zwingend erfüllen muss. Und nicht mehr als das.
Der Artist liest sie, fragt im Zweifelsfall nach und er als der Experte für Concept Art entwickelt dann auf Basis der Anforderungen eine Idee und gießt diese zunächst in eine Skizze, dann in eine Colourblock Version und schließlich in eine finale Illustration und legt jedes dieser Stadien dem Art Director vor. Dieser gibt ihm aufgrund der vorher in der Art Description formulierten Anforderungen Feedback und holt falls nötig noch Feedback von anderen Departments dazu ein. Aber nur er kommuniziert das Feedback gebündelt und wertschätzend an den Artist. Und bei Bedarf modifiziert dieser dann die Illustration entsprechend in den jeweiligen Phasen.
Die fertige Illustration (!) wird dann dem Team vorgelegt und es freut sich. Oder eben auch nicht. So ist das Leben. Denn auch wenn es ganz klar wünschenswert ist, dass das ganze Team in jubelnden Beifall ausbricht, wenn es endlich den lang ersehnten Haupt Character vorgelegt bekommt. So ist die uneingeschränkte Zustimmung des ganzen Teams zu der visuellen Darstellung des Haupt Characters nicht entscheidend! So. Ich habs gesagt. Jetzt dürfen mich alle unter lautem Mimimi steinigen 😉
Man kann nicht immer alle glücklich machen
Versteht mich nicht falsch: Ich will wirklich unbedingt, dass mein Team glücklich ist und das Produkt, an dem sie mitarbeiten, von vorne bis hinten feiert. Aber die Realität ist einfach: Man kann es vor allem im Detail nicht allen recht machen. Und wenn man das primär versucht, dann kommt am Ende entweder nur lascher Mist dabei raus, weil man den kleinsten gemeinsamen Nenner umsetzt. Oder man erschafft Frankensteins Monster, weil man die Wünsche von möglichst vielen irgendwie zusammentackert. Aber eine kohärente wirklich inspirierende Vision ist das dann halt nicht. Sondern ein lebloser, nekromantisch animierter Zombie. Und dann mag halt am Ende keiner das Produkt. Auch der Kunde nicht.
Man kann aber häufig die meisten glücklich machen
Aber auch wenn das zunächst harsch erscheinen mag, macht man auf diese Weise eigentlich viel mehr Leute glücklich. Denn lässt man seine Experten den ersten Aufschlag machen und auch wirklich Entscheidungen treffen, dann ist nicht nur die Qualität des Produkts in der Regel besser. Denn diese werden ja für diese Positionen nicht ohne Grund eingestellt und haben das oft sogar studiert 😉 Sondern alle Teammitglieder sind in der Regel auch so viel glücklicher, wenn sie entspannt und ohne, dass ihnen alle reinreden und ohne dass sie es wirklich jedem recht machen müssen, in ihrem Fachbereich einfach erstmal selber eine Lösung erarbeiten dürfen.
Und so bekommt man nicht nur schlichtweg in der kürzesten Zeitspanne, mit dem wenigsten Stress und den wenigsten langen Gesichtern das bestmögliche Ergebnis. Sondern man investiert auch am nachhaltigsten in sein Team. Denn man stärkt seine Experten im Team, wenn man ihnen nicht nur auf dem Arbeitsvertrag die Rolle des Art Directors, Game Designers, Devs etc. gibt. Sondern auch im beruflichen Alltag dafür sorgt, dass sie genau diesen Job machen können und sie Lösungen für Herausforderungen in ihrem Bereich erarbeiten dürfen und sie auch tatsächlich Entscheidungen in ihrem Bereich treffen dürfen.
Und was ist mit den ganzen tollen Ideen im Team?
Wer mich kennt, weiß, dass ich ein Riesen Fan davon bin, wenn alle im Team ihre oft großartigen Ideen einbringen können. Das bedeutet aber nicht, dass sie das immer und ständig und in jedem Meeting und zu jedem Zeitpunkt der Produktion machen können. Sondern das bedeutet, dass sie ihre tollen Ideen zum Beispiel in konkret benannten Brainstorming Meetings teilen oder im Wiki auf einer Ideenseite aufschreiben dürfen. Sowas ist oft eine echte Goldgrube.
Aber inwiefern diese quasi privaten, weil nicht auf zwingenden fachlichen Argumenten beruhenden Ideen und Wünsche ihrer Teammitglieder die jeweiligen Experten mit einbeziehen wollen und vor allem können, sollte ebenfalls ihrer Fachexpertise überlassen sein.
Wie vermeide ich also unnötige Meetings?
Im Prinzip ist das simpel:
Wenn ich eine Fragestellung, ein Thema, ein Problem oder eine Herausforderung habe, wo mein erstes Zucken ist, ein Meeting einzuberufen, dann sollte ich mich zunächst erst mal fragen:
Wer hat die Kompetenz bei diesem Thema, eine Lösung zu entwickeln und das zu entscheiden?
Das sind quasi zwei Fragen in einer:
Frage 1: Wer hat die Berechtigung das zu entscheiden?
Sprich: In wessen Zuständigkeitsbereich fällt das Thema? Geht es also beispielsweise um das visuelle Design des Characters, ist erstmal der Art Director zuständig. Oder steht die Frage im Raum, wie genau das Kampfsystem aufgebaut werden soll, wäre der Game Designer zuständig, oder wenn es darum geht ein Budget zu entscheiden, wäre der erste Ansprechpartner der Producer.
Und die zweite Frage ist dann:
Frage 2: Hat diese Person auch die Befähigung, das zu entscheiden?
Hier gilt es nun, zwei Fälle zu unterscheiden:
- Ja, die Person hat nicht nur die Berechtigung, sondern auch die Befähigung eine Lösung zu entwickeln oder diese Entscheidung zu treffen. Sei es, weil sie das studiert oder anderweitig gelernt hat oder entsprechende Erfahrung in dem Bereich hat.
Dann ist die Sache simpel und das Thema wandert auf den Schreibtisch dieser Person und diese entwickelt dann eine Lösung, bzw. entscheidet, was entschieden werden muss und nur wenn nötig, wird diese noch mal ihrem Vorgesetzten und eventuell dem Team vorgelegt. - Die Person hat die Berechtigung, aber ich weiß nicht so recht oder glaube nicht, dass sie auch die Befähigung für dieses Thema hat. Weil sie zum Beispiel einfach noch sehr jung ist. Oder anderweitig die Aufgabe etwas außerhalb ihrer Komfortzone liegt.
Dann muss ich überlegen, wer diese Befähigung hat und mein zuständiges Teammitglied unterstützen kann. Sei es jemand im Team oder ein einschlägiger Externer, der in diesem Thema punktuell assistieren kann. Aber in jedem Falle versuche ich diese (angehende) Fachkraft in dieser Sache zu stärken und dennoch schlussendlich sie – eventuell mit Hilfe – den ersten Aufschlag machen zu lassen. Ich gebe das Thema NICHT in Form von einem Meeting ins ganze Team, wo dann jeder mal seinen Senf dazu geben kann. Denn das macht es der (angehenden) Fachkraft in der Regel auch nicht einfacher und untergräbt zudem noch ihr Selbstvertrauen und auch das Vertrauen des Teams in sie.
Das Meeting nach dem vermiedenen Meeting
Natürlich kann es oft Sinn machen, nachdem der Experte einen ersten Aufschlag entwickelt hat, noch ein Meeting anzusetzen. Sei es um das Konzept dem Team vorzustellen und zu erklären, oder um mit ausgewählten anderen Experten zusammen die Machbarkeit der Lösung in anderen Departments zu diskutieren. Aber es ist eben ein himmelweiter Unterschied zwischen einem „Wir brauchen einen Main Character. Discuss!“ in einem Meeting mit allen Teammitgliedern. Und einem „Hier ist das Konzept für den Main Character, das ich aufgrund meiner fachlichen Ausbildung in dem Bereich und meiner jahrelangen Expertise für genau unsere Anforderungen designed habe. Dabei habe ich mir das und das gedacht und das und das berücksichtigt. Habt ihr noch Fragen? Gibt es noch Diskussionsbedarf?“ in einer Runde von Experten.
Das erste ist das Rezept für ein unproduktives Endlosmeeting, wo im Worst Case jeder aus seiner eigenen Fachrichtung kommend seine eigenen Ideen pushed ohne lang genug bei der Idee des anderen zu bleiben, um wirklich eine Lösung zu finden. Mein Wissenschaftstheorie Prof formulierte das mal so: „Da kommen alle zusammen. Jeder hebt mal sein Beinchen. Und dann gehen alle ohne Ergebnis wieder auseinander.“ Das andere ist ein konstruktives Meeting mit klarer Zielsetzung und Agenda, was ohne weiteres ohne Stress und schlechte Laune in 30 Minuten über die Bühne sein kann.
Wann macht man denn dann jetzt generell ein Meeting?
Aber wann macht man denn dann jetzt ein Meeting zu einem konkreten Thema? Auch simpel:
Wenn es nicht anders geht
Wenn ich mich also beim Zucken ein Meeting ansetzen zu wollen, gefragt habe: „Wer hat die Kompetenz dafür, eine Lösung zu entwickeln und das zu entscheiden?“ und die Antwort ist „Damn, ich glaub keiner in meinem Team kann das alleine entscheiden“ oder „Dafür können wir nur in direkter Kooperation eine Lösung entwickeln„, DANN setze ich ein Meeting dafür an. Aber auch dann setze ich kein Meeting mit der gesamten Belegschaft an, sondern eben mit jenen, die jetzt in erster Instanz dazu eine Lösung entwickeln sollen. Diese kann dann wiederum in einem zweiten Schritt zum Beispiel mit den Programmierern auf Machbarkeit geprüft werden. Aber erstmal wird ein Konzept von dem Minimum an möglichen Fachkräften entwickelt und alles andere folgt dann in den nächsten Schritten.
Wenn es wirklich Spaß macht und produktiv ist
Der zweite Fall, wann ich ein Meeting zur Bearbeitung eines konkreten Themas ansetze, ist wenn ein kleines Team oder Teile eines Teams wirklich Spaß daran haben und auch gut darin sind (!) gemeinsam im Team kreative Inhalte zu entwickeln und Ergebnisse zu erzeugen. Aber liebe Geschäftsführer, Producer, Creative Producer und CEOs: Trust me, das ist deutlich seltener der Fall, als ihr vielleicht meinen würdet. Ganz oft freuen sich eure Fachkräfte, wenn ihr sie einfach in Ruhe ihren Job machen lasst und sie den ersten Aufschlag machen dürfen. Und wenn sie dann entscheiden dürfen, wie sie das von da an handhaben wollen. After all: Sie sind halt die Fachkräfte, die das oft studiert haben und schon jahrelang machen. Und der Rest eben in der Regel nicht.
Denn, und auch das muss man unterm Strich festhalten: Ein Meeting ist fast immer der längere, stressigere, aufwändigere, mehr Leute bindende und deswegen teurere Weg, als wenn eine Person eine Lösung erstmal alleine erarbeitet und diese dann im Zweifelsfall in einem zweiten Schritt noch mal zur Diskussion stellt.
Deswegen muss sich ein Meeting halt auch auf die eine oder andere Weise einfach lohnen und man sollte nicht bei jedem Zucken automatisch sofort ein Meeting ansetzen, sondern sich erstmal Fragen.
- In wessen Kompetenzbereich fällt das Thema?
- Hat diese Person die Befähigung das Thema zu bearbeiten und einen ersten Aufschlag zu machen?
- Wenn ja: Na dann go for it!
